たいがです。
あなたは片付けができるひとですか？
片付けができないひとですか？
たとえば仕事では、
デスクの上には参考資料や過去につかったデータが積み上がり...
お取引先様の名刺が山積み...
デスク横のワゴンには書類データがぎゅうぎゅう詰め...
ＰＣ画面を見ればデスクトップは散らかり放題...
思い当たるものがあるものありましたか？
ということで「仕事ができる」ひとになる片付け術について書いていきます！
- 片付けができないひとってどんなひと？
- 片付けができないひとの普段の仕事の仕方
- 片付けができるひとになるためにやったこと(PCデスクトップ編)
- 導入に向けてのハードル
- 片付けができるひとになるためにやったこと(デスクの整理編)
- まとめ
片付けができないひとってどんなひと？
ぼくは広告代理店、ITと転職してきて、今は研修の講師として働いています。
たくさんのひとがいるオフィスで働いてきましたが、片付けができないのは男性だけではありません。女性も多いです。
男性は特に、先ほど書いたような書類系の山があるひと、ほんと多いです。
女性の場合は、ポータブル扇風機、加湿器などの占有面積が多いです。仕事に関係なさそうな雑貨やもらったおみやげ•お菓子も多い傾向です。笑
ちなみにこういった話になるとよく血液型説も出てきますが血液型はあまり関係ないはずです。オフィスにはたくさんの人が働いていますからね。
とにかく男性女性問わず、デスクの上にモノが多い人がとても多いんです。
PCのデスクトップはファイル乱立状態で、埋め尽くされています。
ただ、デスク•PCのデスクトップが汚いひと=成績が悪いひとというわけではなかったので、「片付けられない人」すなわち「仕事ができない」という言い方には少し語弊があるようです。
正確には、
「仕事ができない」ではなく、「(効率的に)仕事ができない」。
能力の問題ではなく、効率の問題です。
「(効率的に)仕事ができない人」は、いつも何をするにも資料探しから始まっていました。
片付けができないひとの普段の仕事の仕方
片付けられないひとはよくこんなことを言いながら仕事をしています。
「あそこに置いた気がするんだけどな〜」
「たしかにここに置いてあったのみた…ような気がするんだけど…」
「普段だったら絶対ここに置くんだけど、誰かもってった？」
「あれーデスクトップのここらへんだったと思うんだけど…」
「ファイル名なんだったかな」
「…あ！あったあった」
こんなことをぼくもよく言っていました。
で、これがぼくだけじゃないんですね笑
メンバーにもこういうタイプがいたんです。
なので、チームのみんなで１日のうちにどれくらい必要な資料、必要なデータを探してるんだろう？って調べてみたことがありまして、思ってたよりも多くの時間が必要なデータを探したりしてたんです。
ぼくもそうでしたが、自分のＰＣ内でも行方不明になってたりしている傾向があったんです。
人は１日の仕事のうち1/3を資料を探す・データを見つける時間に費やしている。
そんな調査結果もあったらしいです。
その時間をもしもなくすことができれば仕事の効率は当然もっとよくなるはずなので、ぼくらは働き方を変えました。
片付けができるひとになるためにやったこと(PCデスクトップ編)
まずはPCのデスクトップ編です。
当時のぼくたちのチームがやったことは大きく３つです。
①業務のカテゴリわけ
②ファイル名のフォーマット統一
③優先順位づけ
それぞれについて書いていきます。
①業務のカテゴリ分け
プロジェクトごとにカテゴリを作ってさらに詳細にって分けていきました。
カテゴリを大→中→小と絞っていくことで探しやすくなります。
たとえば、
提案書→クライアント名→年月
交通費精算→年月
などです。
これは設計図を書くことをおすすめします。
設計図というのは、こんな感じです。
いきあたりばったりでつくると、あとで修正しづらくなったり、行き場のないファイルが出てきたりします。
ですので、作成前に全体像の設計図は必ず用意しておきましょう。
②ファイル名のフォーマット統一
ぼくらのチームはファイルを共有することが多かったのですが、ファイル名に決まりがなかったんです。人によってファイル名の付け方に違いがあると、検索しても該当するものが出てこないことも多かったです。なので、フォーマットを決めました。
yymmdd_提案書_【クライアント名】
yymm_交通費精算_【担当者名】
などです。
また急がなければならない仕事などは、【至急】【即レス】などをファイル名の先頭に入れることをルールにし、ファイル検索すると引っかかるようにしました。
③優先順位づけ
突発的に入ってくる仕事というのは少なからず出てくるし、作成中の資料はデスクトップにあることが望ましいものもあります。
そういうときはデスクトップを納期や関係するひとなどで優先順位をつけてデスクトップの配置を変えることにしました。
こんな感じです。
【右上:high】赤の部分が重要度の1番高いもの。
•締切が近い
•インシデント(緊急事態・クレーム等)
•お偉いさん系
など。
【右下:middle】黄色の部分は早めに済ませたいもの。
経費申請。
経費精算。
人事必要書類。
提案書類。
月次資料。などなど。
【左上:low】緑色の部分は余裕があるときに済ませるもの。
残念ながら、ぼくらは最初、この緑にカテゴライズできるものはあまりなかったです。
正確には、「振分けができなかった」というのが表現として正しいかもしれません。重めの案件がピュンピュン飛んでくる部署だったので、赤い場所がいっぱいになってました。
【左下：category】水色の部分は整理用のフォルダ。
それぞれの仕事が終わったら、用意したカテゴリの中に格納します。
もしも、用意したカテゴリに該当するものがなければ一番用件が近い場所にフォルダを追加する。
ぼくらのチームはこれを徹底してやっていきました。
こうすることによってデータを探す時間が圧倒的に短くなりましたし、プロジェクトごとの整理もできるようになりました。
仕事の優先順位もチーム全体が把握できるので、フォローし合えるし、迷いもなく仕事ができるようになりました。
導入に向けてのハードル
導入の１番のハードルは、すでにあるたくさんの資料をどうするのか？です。
ぼくらもそうだったのですが、使用しているPCにはすでにたくさんのファイルがあります。これを整理しないと、うまく回りません。
ぼくらはというと…諦めましたｗ
ここまできて諦めるのかって話なんですが、これまでのすべてのファイルを整理するのは難しかったんですね。
ですので、これまでのファイルはすべて「old」というファイルでくくり、必要に応じて新しいファイルとして保存するか、件名を変更するという形をとりました。昔の資料を引っ張り出すことって正直あまり多くなかったので。
ここまでが、PCのデスクトップの整理です。
片付けができるひとになるためにやったこと(デスクの整理編)
デスクの整理はPCのデスクトップを片付けるよりも簡単です。
すべきことは、とにかく断捨離です。
紙の資料は、「絶対に使う。見返す」というものはファイルにしまい、それ以外はすべて捨てました。
「いつか使うだろう」というものは、この機会にすべて捨てました(笑)
シュレッダーした紙の量はすごかったです。
デスクの場合はむしろ、キレイな状態を継続することが難しいように感じました。そこでキレイな状態を継続するための対策として、ひとつルールを決めたんです。
そのルールというのは、「朝イチでデスクをきれいに拭くこと」です。
デスクをキレイに拭こうと思うと、デスクの上にあるものは一度どける必要がありますよね？
そのとき、デスクの上にモノがあるとどかさなければなりません。いちいち手間が増えるんです。拭くのにも時間がかかるので、明日の自分のためにキレイにしておこうと思えるようになります。
かなりストイックな方法ですが、おすすめの方法です(笑)
まとめ
いかがでしたか？
ここまで書いてきたように、ぼくらPCとデスク整理整頓を徹底して行い、「(効率的に)仕事ができる」チームを作っていきました。
導入に必要なのは整理する時間だけです。
効率的に仕事をこなすことによって、ストレスも減りますし、働く時間も短くすることが可能です！やってみる価値ありなのでお試しください！
もし「時間の確保ができない！」という方はこちらの記事もあわせてご覧ください。