•ミーティングでメンバーやスタッフさんからの意見•アイデアがなかなか出てこない。
•自分ばかりがしゃべってしまう。
こんな悩みをもつ方に向けてアクションヒントを書いていきます。
理想のミーティングをつくる4つの心構え
会社での仕事においては、部→課→係というように、複数人のチームで仕事をすることがとても多いです。
複数人のチームで仕事をする場合のミーティングでは、よく発言する人、そして発言をしない人が出てきてしまいます。
よく発言する人(ミーティングを引っ張る役割)から見ると、
「ぼく(わたし)想いはきっと伝わってる！ただ、メンバーの行動が伴わない。だから、また伝えてしまう。」
こういったトップダウンの形になりがちです。そもそもミーティングは指示の伝達の場ではないのです。
よいミーティングの場を作っていくには共通する4つのポイントがあります。
そのポイントというのはこちら。
①「正解はない」ことを前提にする。
②１つのミーティングにつき、議題は１つ。
③ミーティングに参加するメンバー全員が設定された議題に納得していること。
④沈黙を恐れない。
この姿勢をもち、ミーティングに参加するメンバーにも伝え、共通のルールとしてミーティングを始めましょう。
ここからは、理想のミーティングの作り方を、ステップに分けて書いていきます。
理想のミーティングの作り方
それでは、ここからあなたの理想のミーティング作りをしていきましょう。
とはいえ、理想のミーティング像というのは人それぞれ異なってきます。ですので、ここからはあなたにも考えていただきながら一緒に作っていきたいと思います。
①理想的なミーティングはどんな感じ？を具体的にイメージする。
あなたの理想のミーティングはどんな感じでしょうか？
たとえば、
会議室にいるメンバーの雰囲気はどんな感じ？前向きに参加していますか？
みんなからの意見がどんどんでてきているのが理想でしょうか？
議論も活発に行われていればいいでしょうか？
いろんな視点の意見が聞けることが理想ですか？
熱気がある感じがわかることがいいでしょうか？
「時間が足りない！いい議論ができたね！」とミーティングが終わるのがいいでしょうか？
「とりあえず今日はここまで。次回は来週頭に進捗確認しよう！」とメンバーが主体的にミーティングを運営しているのが理想形でしょうか？
そして、そのときのスタッフさんの表情はどのような感じですか？
みんなが笑顔ですか？
議論に真剣さが伝わってきますか？
全体は和やかな雰囲気で進行していますか？
チームの全員が活き活きとして力強い感じでしょうか？
こういった具体的な理想像をビジュアル化し
イメージを膨らませておいでください。
②なんで今はこういう状況なんだろう？と考える。
次に考えてみることです。
それは何が原因で①で考えたような理想の状態になっていないのだろうか？と考えてみることです。
ここでは、現実とのギャップを明確にしていきます。①で考えた理想の状態と今のギャップが大きくても気を落とさないでくださいね。
改善点が見つかることがここでは大事です。
では、イメージしてみましょう。
たとえば…
発言しづらい雰囲気があるんじゃないか？
最初の一言が言いづらいのかな？
これ、言っても意味あるのかな？って疑問に思っているのでは？
意見を言ったとしても否定されるんじゃないか？
相手の顔色をうかがっている？
そもそも何のためのミーティングかわかってないのでは？
お角違いのことを言ってしまったらどうしようと不安なのかも…。
ミーティングの目的を明確にすることは必要かもしれないね。
なんとなくでもルールがあると発言しやすい。
ルールというのは先ほど書いた4つの心構え伝えることで解決できることもあります。
③"自分自身"も理想のミーティング作りをできていない原因のひとつと考える。
あなたはメンバーに対して、こんなことを思っていませんか？
あの人は消極的だから、発言しない。
あんまり仕事熱心ではないからな。
物事がうまくいっていないと、自分以外のせいにしてしまいがちです。
でも、ここはひとつぐっとこらえてみてください。そういう状態にさせてしまっているのは、自分にも原因があるんじゃないか？と考えてみましょう。
そういった視点であなた自身ののミーティング時の振る舞いを振り返ってみてください。
口をはさんだりしてないですか？
メンバーの発言に対してすぐ否定していませんか？
腕組んで、足組んでみたいになってないですか？
背もたれに反り返って座ってないですか？
威圧的な態度になっていませんか？
話しづらい雰囲気を作っていませんか？
と、いうように意図してやっていること無意識にしてしまっていることを振り返ってみてください。
④理想のミーティングに近づけていくためにどんなことができるだろう？と考える。
①理想のミーティングと②今の現実のミーティングのギャップはどれくらいありましたか？どんなところが違っていますか？
そのギャップを埋めるためには何ができますか？
③あなた自身の振る舞いで今後改善できることはどんなことでしょうか？
これらを考え、実行するだけでミーティングは大きく変わります。
また、あえて理想のミーティングになっていないを話題にする、という方法もあります。
ぼく(わたし)はこういう風にしていきたいんだけど、どうすればいいだろうか？とメンバーの意見を求めてみます。
どうせ言っても無駄と、メンバーに思わせないように「〇〇さんの考えてることを知りたいんだけど、どうかな？」と聞いてみましょう。これはミーティングの場で聞くよりも、個人的に聞いた方が効果的です。
今、目の前の現実はこれまでの結果です。
この状態を魔法のように理想のミーティングの状態にするきはできません。
できることからひとつずつ改善していきましょう。そうした日々の積み重ねがミーティングでの発言しやすい雰囲気を作ることができていきます。
まとめ
ミーティングを活性化させたいという想いは、多くの企業に共通した課題としてあるようです。
会議室の空間を工夫する。
壁の色を変えてみる。
カフェスペースのようにする。
立ちっぱなしのミーティングスタイルにする。
ミーティングは時間は30分までと決める。
さまざまな取り組みを行なっている企業があります。
ただ、ミーティングの環境を変えるのはコストも大きくかかります。今日の記事で紹介した理想のミーティングを作るステップはお金かからずできることばかりです。
Yahoo!さんでも「1on1」という上司と部下のコミュニケーションをとる時間が設定されています。
まずはできることからやっていきましょう。
応援しています。