理想のミーティングを作るのは、意外とカンタンミーティングでなぜか自分ばかりがしゃべってしまいます。もっと部下からの発言が欲しいんだけど…アイデア出てこないのはなんでかな？
いいミーティングってどうすればつくれるんだろう。
という悩みにお応えします。
お疲れさまです。複業リーマンのたいがです。
ミーティングって難しいですよね。
誰か1人が一方的に話をしても成立しませんし、積極的に意見を出して参加してくれたとしても的外れな方向に進んでいってしまったり…。
ミーティングを効率的ないい時間にするのはサラリーマンの多くが悩むポイントです。
こういった悩みをもつサラリーマンに向けて、ミーティング時の心構えから効果的な方法について書いていきます。
・ミーティングに臨む心構えがわかる
・理想のミーティングがイメージできる
・理想のミーティングに向けて1つ目の行動が踏み出せる
Contents
理想のミーティングをつくる4つの心構え
会社での仕事においては、複数の人のチームで仕事をすることがとても多いです。
チームで仕事をする場合のミーティングでは、
よく発言する人、そして発言をしない人が出てきてしまいます。
よく発言する人(ミーティングを引っ張る役割)から見ると、
となり、トップダウンのような形になってしまいがちです。
心にとどめておいていただきたいのは、そもそもミーティングは指示の伝達の場ではないということです。
よいミーティングの場を作っていくには共通する4つのポイントがあります。
そのポイントというのはこちら。
- 「正解はない」ことを前提にする。
- １つのミーティングにつき、議題は１つに限定する。
- ミーティングに参加するメンバー全員が設定された議題に納得していること。
- 沈黙を恐れない。
この4つのポイントをミーティングに参加する人全員にも伝え、共通のルールとしてミーティングを始めましょう。
ここからは、理想のミーティングの作り方を、ステップに分けて書いていきます。
理想のミーティングの作り方【4段階に分けて解説】
それでは、ここからあなたの理想のミーティング作りをしていきましょう。
とはいえ、理想のミーティング像というのは人それぞれ異なってきます。ですので、ここからはあなたにも考えていただきながら一緒に作っていきたいと思います。
①「理想のミーティングはどんな感じ？」を具体的にイメージする
あなたの理想のミーティングはどんな感じでしょうか？
理想のミーティングに1つの答えはありません。
ワイワイ参加型のミーティングが理想という方もいれば、
発言量こそ多くなくてもメンバー全体の熱量が高いのがいいミーティングだ、という方もいるでしょう。
ですので、正解はありません。
ただ、急にイメージしてくださいと言われても、イメージしきることもできないと思うので、次の質問についても考えてみてください。
いいミーティングを考えるポイントはこんなものを参考にしてみてください。
あなたの理想のミーティングは、
- 会議室にいるメンバーの雰囲気はどんな感じ？前向きに参加していますか？
- みんなからの意見がどんどんでてきているのが理想でしょうか？
- 議論も活発に行われていればいいでしょうか？
- いろんな視点の意見が聞けることが理想ですか？
- 熱気がある感じがわかることがいいでしょうか？
- 「時間が足りない！いい議論ができたね！」とミーティングが終わるのがいいですか？
- 「とりあえず今日はここまで。次回は来週頭に進捗確認しよう！」とメンバーが主体的にミーティングを運営しているのがいいでしょうか？
- そのときのスタッフさんの表情はどうですか？
- みんなが笑顔ですか？
- 議論に真剣さが伝わってきますか？
- 全体は和やかな雰囲気ですか？
- チームの全員が活き活きとして力強い感じすか？
こういった具体的な理想像のイメージを膨らませておいでください。
②「なんで今はこういう状況なんだろう？」と考える
今、理想のミーティングのイメージがなんとなく思い浮かんでいるはずです。
では、なぜ、今はそのようなミーティングができていないのでしょう？
ここでは、理想と現実とのギャップを明確にしていきます。
と考えてみてください。
改善点が見つかることが大事です。
では、その原因もイメージしてみましょう。
下の質問も参考に考えてみてください。
- 発言しづらい雰囲気はありませんか？
- 最初の一言が言いづらい空気を作っていませんか？
- 「これ、言っても意味あるのかな？」と疑問に思われていませんか？
- 「否定されるんじゃないか？」という空気を作っていませんか？
- あなたの顔色をうかがっているメンバーはいませんか？
- そもそも何のためのミーティングかわかってないのではありませんか？
- 「お角違いのことを言ってしまったらどうしよう」と不安に思っているメンバーはいませんか？
- ミーティングの目的を明確になっていますか？
もしもこれらの質問に当てはまるものがあれば、それを改善してください。
改善していくことで理想のミーティングに近づけていくことができます。
③「あなた自身も理想のミーティング作りをできていない原因」と考える。
あなたは一緒に働く方に対して、こんなことを思っていませんか？
物事がうまくいっていないと、自分以外のせいにしてしまいがちです。
でも、ここはひとつぐっとこらえてみてください。
そういう状態にさせてしまっているのは、あなた自身にも原因があるんじゃないか？
と考えてみましょう。
その視点であなた自身のミーティングのときの振る舞いを振り返ってみてください。
- 口をはさんだりしてないですか？
- メンバーの発言に対してすぐ否定していませんか？
- 腕組んで、足組んでみたいになってないですか？
- 背もたれに反り返って座ってないですか？
- 威圧的な態度になっていませんか？
- 話しづらい雰囲気を作っていませんか？
これらの質問をもとに振返ってみてください。
意図してやっていること、無意識にしてしまっていることがきっとあるはずです。
④「理想のミーティングに近づけていくためにどんなことができるだろう？」と考える。
自分の見ないようにしていたことももしかしたらあったかもしれません。
ここまで質問を積み重ねてきましたが、
理想のミーティングと今の現実のミーティングのギャップはどれくらいありましたか？
どんなところが違っていましたか？
そのギャップを埋めるためには何ができますか？
あなた自身の振る舞いで今後改善できることはどんなことでしょうか？
これらを考え、実行するだけでミーティングは大きく変わります。
また、あえて理想のミーティングになっていないを話題にする、という方法もあります。
とメンバーの意見を求めてみてください。
どうせ言っても無駄と、メンバーに思わせないようにすることも大切です。
と聞いてみましょう。
これはミーティングの場で聞くよりも、個人的に聞いた方が効果的です。
今、目の前の現実はこれまでの結果です。
この状態を魔法のように理想のミーティングの状態にすることはできません。
できることからひとつずつ改善していきましょう。
そうした日々の積み重ねがミーティングでの発言しやすい雰囲気を作ることができていきます。
まとめ│理想のミーティングの作り方
ミーティングを活性化させたいという想いは、多くの企業に共通した課題としてあるようです。
- 会議室の空間を工夫する。(名前を変える、壁の色を変えるなど)
- カフェスペースのようにする。
- 立ちっぱなしのミーティングスタイルにする。
- ミーティングの時間は30分までと決める。
さまざまな取り組みを行なっている企業があります。
ただ、ミーティングの環境を変えるのはコストも大きくかかります。
今日の記事で紹介した理想のミーティングを作るステップはお金かからずできることばかりです。
まずはできることからやっていきましょう。
参考になる本はこちらです。
この本では「1on1」という上司と部下の対話の時間をもつかもたないかで組織がどう変わっていくのかが体系的にわかるようになっています。
よくある1on1の時間をとれない理由も書いてあるので、「あ、自分だけじゃないんだな」とみんなが似たようなことに悩んでいることもわかり、安心できます笑
一緒に働く方とのコミュニケーションに悩んだら、こちらをご覧ください。
