仕事術

「片づけができない人」は「仕事ができない」は本当か?│観察結果を報告する

仕事ができる人のかたづいたデスク片づけをするだけで、仕事ができる人になれる!?

片づけが苦手なんだ…クリーンデスクには憧れるけど、もう手遅れだな。どこから手をつけたらいいか分からないよ。

という悩みにお答えします。

お疲れさまです。複業リーマンのたいが(@working_rev)です。

片づけって簡単なようで、なかなか手をつけられないんですよね。

「片づけなきゃなあ」って思うけど、重い腰があげられない。あがらない。

そんな方が多いと思います。

たいが
たいが
ぼくも片づけができない人だったんだ

ですが、片づいたデスクで仕事をするのは控えめに言って最高です。

「なんでもっと早く片づけなかったんだ!」と当時思ったのを強烈に覚えています。

ちなみに、片づけられない人のデスクやPCのデスクトップはこんな感じです。

デスクの上には参考資料や過去につかったデータが積み上がり…

たいが
たいが
うわあ倒れそう…

お取引先さまの名刺が山積み…

ヨメちゃん
ヨメちゃん
名刺ケースの蓋閉まるのかな?閉まらないよね

デスク横のキャビネットには書類データがぎゅうぎゅう詰め…

たいが
たいが
資料探せるのかな…

PC画面を見ればデスクトップは散らかり放題…

ヨメちゃん
ヨメちゃん
似たようなファイル名が並んでる…

思い当たるものがあるものありましたか?

「片づけができない人」は、「仕事ができない」とよく言われますが、これは本当です。

でも、ひと言添える必要があります。

それは、「(効率的に)仕事ができない」です。

ぼくも片づけをするようになって、仕事のペースがあがったように感じています。

資料探しのストレスもなくなりました。

この記事では、「仕事ができる」人になるための片づけ術について書いていきます!

当記事の内容はこちら

・PCのデスクトップの片づけ方がわかる

・デスクの片づけ方がわかる

片づけができない人ってどんなひと?

ぼくはたくさんの人が働いているオフィスで仕事をしています。

周囲を見渡してみると、片づけができないのは男性だけではありません。

女性も多いです。

男性は書類の山がある人が多いですね。

女性の場合はポータブル扇風機、加湿器などが割合を占めている方もちらほら。

ちょっと窮屈そうです…

あれ?そのぬいぐるみ…仕事に関係なくない…?

たいが
たいが
雑貨やおみやげ•お菓子も多いね

ちなみに「片づけができる・できない」の話では、よく血液型説も出てきますが、血液型は関係ないですね。

とにかく男性女性問わず、デスクの上が散らかっているんです。

そして、PCのデスクトップはファイルが乱立状態。埋め尽くされています。

よく、「片づけができない人」は「仕事ができない」と言われます。

でも、デスク、PCのデスクトップが片づけられていないひと=仕事ができない人というわけではありませんでした。

ですので、「片づけられない人」=「仕事ができない」という言い方は適切ではないようです。

正確には、
「仕事ができない」ではなく、(効率的に)仕事ができない」

能力の問題ではなく、効率の問題です。

デスク、PCのデスクトップが片づけられない「(効率的に)仕事ができない人」の普段の仕事の仕方を観察してみました。

片づけができない人の仕事の仕方│観察結果を報告する

片づけられない人はよくこんなことを言いながら仕事をしています。

片づけられない同僚
片づけられない同僚
たしかにここに置いてあったのみた…ような気がするんだけど…いや、普段だったら絶対ここに置くんだ。ちょ…
片づけられない後輩女子
片づけられない後輩女子
あれーデスクトップのここらへんだったと思うんですけど…ファイル名なんでしたっけ?…あ!あったあった

こんなセリフは日常茶飯事です。

たいが
たいが

ぼくも前はよく言っていたんだ。きっと誰もが通る道だよ

仕事が忙しいと片づけも後回しになりがちです。

ですが、後回しにすればするほど、資料やデータはどんどん積みあがっていきます。

1日のうちにどれくらい必要な資料、必要なデータを探しているんでしょうか?

ワークタイム

1/3資料探し・データ探し

出典:2018年9月に受けた研修のメモ

以前、ぼくが会社で受けた研修では、1日の仕事のうち、1/3も資料探しやデータを見つける時間に費やしている、と解説されました。

その時間をなくすことができれば仕事の効率は当然もっとよくなるはずですよね。

残業しないで、早く家に帰れるかもしれません。

片づけができる人になるためにやるべきこと

では、片づけができない人が片づけができる人になるためには何をやるべきなのか。

2つあります。

  • PCデスクトップ編
  • デスク編

で、それぞれ片付けの方法を書いていきますね。

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①PCのデスクトップを片づける!

まずはPCのデスクトップ編です。

片づけでやるべきことはたった3つです。

  • 業務のカテゴリを分ける
  • ファイル名のフォーマットを統一する
  • 優先順位をつける

それぞれについて書いていきます。

(1)業務のカテゴリを分ける

業務のカテゴリを分けるというのは、下の図のようなものです。

業務カテゴリ設計図業務のカテゴリを分ける方法(業務カテゴリ設計図)

 

これは、たとえばの例ですが、まず営業系と事務系と2つに大別します。

プロジェクトごとにカテゴリを作ってさらに詳細に分けていきます。

カテゴリを作るときは、ポイントがあります。

カテゴリを大→中→小と絞っていくことで探しやすくなります。

  • 提案書→クライアント名→年月
  • 交通費精算→年月

など

これはPCのデスクトップ上で行き当たりばったりで作成するのではなく、上の図のように設計図を書くことをおすすめします。

そうでないと、あとで修正しづらくなったり、どこに置けばいいんだろう?と行き場のないファイルが出てきたりします。

たいが
たいが
「その他」でまとめてもいいんだけど、「その他」フォルダが散らかるよ

ですので、作成前に全体像の設計図を必ず用意しておきましょう。

全体像の重要性は、こちらの記事でも記載しています。

不安で頭を抱える営業マン
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(2)ファイル名のフォーマット統一

チームで仕事をしていると、作成したファイルを共有することも多いはずです。

ですが、作成した人によってファイル名の付け方に違いがあると、検索しても該当するものが出てこないことも多くなります。

フォーマットを決めておくと、チーム全体がスムーズに仕事を進められるようになります。

yymmdd※_提案書_【クライアント名】
yymm※_交通費精算_【担当者名】
など。

たいが
たいが
※yymmはyear/month/dayの頭文字を表しているよ

また、急がなければならない仕事が入ってくることもあるはず。

そんなときは、ファイル名の先頭に【至急】【即レス】などを入れることをルールにし、ひと目でわかるようにしておくと、ミスを防ぐこともできます。

【至急】yymmdd_提案書_【クライアント名】

【yymm※提出】yymm※_交通費精算_【担当者名】

(3)優先順位をつける

突発的に入ってきて、対応しなければならない仕事は必ず出てきます。

フォルダにカテゴリで分けて整理することも大切ですが、作成中のデータは忘れてしまうことを防ぐために、デスクトップにある方がいいこともあります。

そんなときはデスクトップを納期や関係する人などで優先順位をつけてデスクトップの配置を変えるる方法が効果的です。

下の図のような感じです。

業務の優先順位シート業務の優先順位分け(デスクトップ背景)

 

それぞれのカテゴリについて説明しますね。

【右上:high】

赤の部分は重要度が1番高いものを置きます。

たとえば、

  • 締切が近い
  • インシデント(緊急事態・クレーム・炎上案件等)
  • お偉いさん系(笑)

などが、ここに入ります。

 

【右下:middle】

黄色の部分は早めに済ませたいもの。

  • 経費申請
  • 経費精算
  • 人事必要書類
  • 提案書類
  • 月次資料

など、大事だけれど、緊急性はないものが該当します。

たいが
たいが
締切はちゃんと守ろう

【左上:low】

緑色の部分は余裕があるときに済ませるもの。

緊急性もないし、重要でもないけど、できたらやりたいものを置きます。

ヨメちゃん
ヨメちゃん
アバウトだね

たしかに急にファジーな雰囲気になりましたね。

「振分けが難しい」仕事もあり、長い目で見ればやった方がいいけど、今は無理。といった場合におけるスペースとして活用してください。

【左下:category】

水色の部分は整理用のフォルダ。

それぞれの仕事が終わったら、準備しておいたカテゴリの中に格納します。

もしも、用意したカテゴリに該当するものがなければ一番用件が近い場所にフォルダを追加します。

ある程度カテゴリが定まっていれば、そこまで迷うことはないはずです。

優先順位をつける方法はこちらの記事でも詳しく解説しています。

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まとめ│①PCデスクトップを片づける!

紹介した3つで仕事を区別することで、にデータを探す時間が圧倒的に短くなります。

プロジェクトごとの整理もできるようになりました。

仕事の優先順位もチーム全体が把握できるので、フォローし合えるし、迷いもなく仕事ができるようになります。

②デスクの片づけ

デスクの片づけは、PCのデスクトップを片付けるよりもとっても簡単です。

断捨離する│徹底的にやる

すべきことは、断捨離です。

ヨメちゃん
ヨメちゃん
断捨離は好き~!スッキリするよね

紙の資料の整理のポイントです。

たいが
たいが
これは絶対に使うんだ。捨てちゃったらヤバいやつなんだ

というものはファイルにしまいます。

それ以外はすべて捨てましょう。

「いつか使うだろう」というデータは、すべて捨てるのが賢明です。

なぜなら、多くの場合PC上にファイルとして残っていることが多いからです。

掃除する│徹底的にやる

デスクの場合はむしろ、キレイな状態を継続することが難しいです。

ポイっておいて、そのままになってしまうからです。

そこでキレイな状態を継続するための対策として、ひとつルールを決めます。

そのルールというのは、朝の出勤時にデスクをきれいに拭くことです。

デスクをキレイに拭こうと思うと、デスクの上にあるものは一度どける必要がありますよね?

そのとき、デスクの上にモノがあるとどかさなければなりません。

いちいち手間が増えるんです。

拭くのにも時間がかかるので、明日の自分のためにキレイにしておこうと思えるようになります。

ストイックな方法だけど、おすすめの方法だよ

まとめ│②デスクの片付け

デスクトップの片づけをするときは、結構ドキドキします。

たいが
たいが
これ、捨てていいんだっけ?うーむ…怒られたらイヤだしなあ

と悩んでしまう資料が必ず出てくるからです。

ぼく背中を押してくれたのは、この本でした。

片づけるときに悩むこと│対策方法とセットで紹介

ここまでPCのデスクトップとデスクの片づけについて書いてきました。

ちょっとだけ片づけようかな?という気持ちになってもらえたでしょうか?

片づけるとビックリするくらい仕事の効率が上がりますが、ひとつ悩んでしまうこともあります。

片づけるときに悩むこと

いざ片づけるぞ!と思ったときに悩んでしまうことがあります。

片づけようと思った女性の悩み
片づけようと思った女性の悩み
今、目の前にあるたくさんのファイルはどうするの?

デスクの上の資料は、断捨離してしまえばいいので考える必要はありません。

PCのデスクトップ上のデータもすべて断捨離したら…大変なことになってしまいますよね。

ですが、これらのすでにあるファイルを整理しないとうまくいきません。

【回答】諦める

答えは、「一回諦める」です。

ヨメちゃん
ヨメちゃん
ちょ…諦めるの!?

ここまできて諦めるのかって話ですが、いったん諦めます。

割り切りましょう。

これまでのすべてのファイル名を修正するのは不可能です。

ですので、これまでのファイルはすべて「old」などのファイルで括ってしまいます。

必要に応じて件名を変更しましょう。

ただ、以前の資料を引っ張り出してくることはほとんどなかったですね。

まとめ│「片づけができない人」は「仕事ができない」は本当か?

「片づけができない人」は「(効率的に)仕事ができない」です。

片づけをするだけで、資料やデータを探す時間が少なくなります。

デスクの見た目も整っていてきれいで気持ちいいです。

「片づけしたいけど、できない」と悩んでいる時間に少しでも片づけをしてみてください。

ちょっと片づくと、どんどん片づけたくなってきますよ!

クリーンデスク・クリーンデスクトップで仕事を効率的に進めていきましょう!

ぼくの背中を押してくれる本はこちら。

たいが
たいが
あなたの背中も押してくれるはず。ドンッとね!

片づけはチームの理解も必要です。こちらの記事もあわせてご覧ください。

たいが(@working_rev)